Внутриорганизационное послание - это простая вещь. Вы можете хранить копию, если хотите, но только один экземпляр (оригинал) отправляется и возвращается обратно.

Собрания персонала должны проводиться в организации вечером каждый первый вторник месяца.

Когда пишите послание, адресуйте его ДОЛЖНОСТИ, а НЕ человеку. (Если человек меняет должность или уезжает и если вы адресуете послание должности, то оно будет получено новым занимающим этот пост; но если вы адресуете его человеку, то, если этот человек уезжает, оно может быть никем не получено и вопрос не будет решен.)

Председателем на собрании персонала всегда был и должен оставаться Исполнительный директор или его заместитель - коммуникатор ЛРХ.

Оформляйте послание (для информации или совета) следующим образом:

Последовательность рассмотрения вопросов на таком собрании должна быть такой:

Пример:

Прийти к соглашению по вопросам, имеющим отношение к персоналу и должностным обязанностям, а также позволить штатным сотрудникам высказать по этим вопросам свое мнение. Предложить на рассмотрение руководителям организации изменения в деятельности по продвижению, уходу за организацией, а также изменения, связанные с организационной деятельностью.

Для того чтобы любое решение персонала стало таковым, необходимо присутствие большинства штатных сотрудников, в противном случае кворума не будет. Чтобы принять или наложить решительный запрет на любое решение персонала, требуется большинство голосов собравшихся. В случае равного разделения голосов, и только в этом случае, голосует председатель.

Председатель может применять на собрании персонала «Правила о порядке» Роберта, когда возникает необходимость сделать собрание официальным, а может и не применять, но рассматриваемые на собрании персонала вопросы ни в коем случае не должны обсуждаться медленнее из-за введения этих правил с целью придания собранию официальности.

Администратор по снабжению

Решения собрания персонала должны заноситься в протокол. Прежде чем стать законом, протокол передается рекомендательному совету для сведения и подается на одобрение Исполнительному директору.

Дорогой ___________,

Особые собрания персонала, проводимые внеурочно, могут быть созваны (1) Исполнительным директором или его заместителем, коммуникатором ЛРХ, либо (2) штатным сотрудником, который должен оповестить о своем желании за три дня до собрания, поместив объявление на доску дляобъявлений в коммуникационном центре организации с указанием времени (не рабочее время) и точной последовательности рассмотрения вопросов, которые нужно рассмотреть на собрании. Собрание будет созвано только в том случае, если большинство штатных сотрудников подпишет это объявление или поставит на нем свои инициалы. Ни одно собрание, на котором не присутствует большинство штатных сотрудников и на котором не председательствует Исполнительный директор или его заместитель, коммуникатор ЛРХ, не имеет законной силы. Решения особых собраний должны идти по обычным каналам.

Ваш заказ на ... (послание).

Секретариат исполнительного директора должен вести и печатать все протоколы собрания персонала.

(вежливая концовка)

Подпись_______________'''

Начальник ОХС

Дорогой ___________,

Пожалуйста обеспечьте ... (приказ или просьба).

(вежливая концовка)

Подпись _____________'''

Получатель принимает меры в соответствии с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока все меры по нему не будут приняты. Если на это потребуются дни или недели, вы можете уведомить отправителя, что то-то и то-то предпринимается и должно быть завершено к такому-то времени, но храните первоначальное послание до тех пор, пока работа не будет выполнена; тогда верните его отправителю с пометкой "СДЕЛАНО". Не возвращайте оригинал с пометкой "выполняется". Оригиналы возвращайте только с пометкой "СДЕЛАНО" или "Не может быть сделано". Иначе общение останется незаконченным.

Когда вы отвечаете на послание, то поставьте дату отправки. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме исполнительных *в.п.: ответственных секретарей не должны печатать свои послания с помощью секретаря, за исключением тех случаев, когда послание имеет большой объем.

Цвета для бумаги в подразделениях следующие:

Отделение ОХС 1 - Золотой

Отделение ОХС 2 - Светлорозовый или Сиреневый

Отделение 3 - Темнорозовый

Отделение 4 - Зеленый

Отделение 5 - Серый

Отделение 6 - Канарейки или Кожи буйвола

Отделение 7 - Голубой или Белый

Белая писчая бумага также используется для писем за пределы организации, для деловых писем в разные организации, для ведения протоколов, для рукописей и исследовательских заметок.

Копии написанных писем делаются на бумаге цвета, соответствующего подразделения, написавшего это письмо.

Если у вас есть просьба, напишите ее. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет ходить с вашей просьбой в голове. Сотрудник не представляется собственной персоной с посланием к другому сотруднику, за исключением действительных совещаний, которые сведены к минимуму. Совещаний требует немного вещей.

Послания покрывают 99% дел организаций.

Центр связи включает корзинку для каждого члена организации. Каждая корзинка надписана именем человека и под именем указан его пост или посты. Каждый человек отвечает за доставку своих собственных посланий в надлежащие корзины и за ежедневную выемку своих посланий. Не забывайте вынимать предназначенные для вас послания по крайней мере два раза в день (один раз утром и один раз днем - составьте свое личное расписание). Но не давайте посланиям скапливаться в вашей корзине.

В больших организациях, кроме общего центра связи, могут быть созданы отдельные центры связи в отделениях.

Центр связи состоит из корзинок для каждого отделения плюс корзинки для Л. Рона Хаббарда и корзинки для исходящей корреспонденции.

Центр связи каждого отделения располагается в рабочей зоне отделения с корзинками для каждого члена организации в этом подразделении плюс входящая корзинка для отделения и исходящая корзинка для отделения. Курьер ОХС по посланиям отвечает за доставку посланий во входящие корзинки отделений и доставку из исходящих корзинок отделений в корзинки центра связи. Секретарь начальника отделения отвечает за распределение посланий из входящей корзинки отделения в корзинки членов организации.

Отслеживайте все изменения должностей. Насколько меняется схема организации, настолько меняются корзинки центра связи. Всегда знайте, кто занимает какую должность, чтобы при доставке послания всегда знать в чью корзину оно идет. Если вы не уверены, проверьте по оргсхеме.

Работайте с посланиями ежедневно. Не давайте им у вас накапливаться. Когда кто-либо присылает вам послание - дайте ему знать, что вы его получили. Не приобретайте репутацию человека, которому сомневаются отправлять послания потому что неизвестно, когда получат ответ и получат ли его вообще. НЕ ДАВАЙТЕ СВОИМ ПОСЛАНИЯМ ЗАГЛОХНУТЬ. Если вы позволяете, чтобы послания (или письма) нагромождались на вашем столе, то вы в действительности блокируете линии связи организации и таким образом снижаете свою собственную зарплату.

Секретари, которые печатают письма, должны всегда позаботиться о том, чтобы подшить металлической скрепкой наложенную сверху копию своего письма с пришедшим письмом, а не использовать обычные скрепки. Отвечая на письма, отвечайте на содержащиеся в них вопросы. Давайте ту информацию, какую они запрашивают. Используйте метод постепенности. НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ СЕБЕ ОСТАВИТЬ БЕЗ ОТВЕТА ИХ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов - найдите их.

Цель сектора секретариата - напечатать ответные письма. Почти все внутриорганизационные послания могут быть написаны от руки: это экономит время их перепечатывания (в то время, как вы могли бы их написать сами), и экономит время стенографистки для ответа на письма. Поддерживайте связь с другими членами организации и с нашими корреспондентами. Если вы не справляетесь с перепиской должным образом, не отвечаете отправителю, то как я сказал ранее, вы просто урезаете свой заработок.